Salle d'attente virtuelle
La salle d'attente physique du cabinet était saturée chaque jour, l'ordre de passage ne suivait pas l'heure d'arrivée, et la coordination entre administration et avocats se faisait à la voix. On a remplacé le chaos par une application métier qui synchronise le parcours client en temps réel et notifie le bon interlocuteur, au bon moment, dans Slack.
Comment ca marche
Comment ça marche
Comment ça marche (resume)
- 1. Rendez-vous créé dans le CRM
Quand un RDV est créé dans le CRM du cabinet, il est synchronisé automatiquement sur l'application. Pas de double saisie, pas de risque d'oubli.
- 2. Client arrive au cabinet
L'administration clique sur un bouton dans la fiche RDV du CRM. Le client apparaît instantanément dans la vue "Client en salle d'attente" avec ses infos clés (nom, motif, domaine, heure d'arrivée, temps d'attente).
- 3. Notifications envoyées
Le client en salle d'attente déclenche les notifications Slack selon les règles définies : arrivée, 30 min, 1h, prise en charge. Chaque notification cible le bon groupe d'avocats ou l'avocat spécifique.
- 4. Avocat prend en charge
L'avocat sélectionne son nom dans la liste du champ dédié sur l'application. Le RDV passe de "Client en salle d'attente" à "RDV terminé". Synchronisation instantanée vers le CRM, traçabilité complète.
Le problème
Un cabinet d'avocats qui reçoit entre 40 et 80 clients par jour, réparti sur plusieurs domaines juridiques (droit des affaires, droit du travail, droit de la famille, pénal). L'administration accueille les visiteurs, les oriente vers la bonne salle, gère les retards. Les avocats enchaînent les consultations selon leur planning et leur disponibilité réelle.
- L'ordre de passage ne respectait pas toujours l'heure d'arrivée : un client arrivé tôt pouvait attendre 45 minutes derrière un client arrivé 10 minutes avant lui mais dont l'avocat était disponible.
- Aucune coordination entre administration et avocats : un avocat disponible n'était pas prévenu qu'un client de son domaine l'attendait depuis 20 minutes.
- Aucun canal unique entre avocats : un avocat en consultation ne savait pas qu'un confrère du même domaine était libre et pouvait prendre le relais.
- Les notifications passaient par la voix, le coup d'œil à la porte, ou pire, par téléphone. L'information se perdait dès qu'une personne quittait son poste.
La solution
Une application sur mesure connectée au CRM existant du cabinet, qui devient la source unique de vérité sur le parcours client. Les rendez-vous sont synchronisés en temps réel, l'administration pilote le passage des clients d'une vue à l'autre, et les notifications partent dans Slack vers le groupe d'avocats ou l'avocat concerné, selon le motif du rendez-vous.
RDV du jour
Tous les rendez-vous programmés ce jour, tous domaines, vus par toute l'équipe.
RDV terminés
Historique du jour, exportable en fin de journée pour la facturation.
Client en salle d'attente
Vue live des clients présents physiquement, avec leur motif, domaine, heure d'arrivée, temps d'attente écoulé.
RDV téléphoniques
Appels du jour avec créneaux horaires, distincts des RDV physiques pour adapter les notifications.
Vue par groupe d'avocats
Chaque groupe (par domaine juridique) voit uniquement ses RDV, son calendrier, ses clients en attente. Pas de bruit visuel.
Calendrier
Planning consolidé de chaque groupe, avec charge par avocat et taux d'occupation de la journée.
Notifications Slack graduées
Chaque étape du parcours client déclenche une notification automatique vers le bon groupe d'avocats ou l'avocat spécifique, dans Slack (l'environnement déjà utilisé par le cabinet).
Rendez-vous physique
- ● À l'arrivée du client
- ● Après 30 minutes d'attente
- ● Après 1 heure d'attente
- ● À la prise en charge par l'avocat
Rendez-vous téléphonique
- ● À 9h chaque jour ouvré : récapitulatif des appels de la journée
- ● 15 minutes avant chaque appel
- ● Après 30 minutes d'attente (client en retard sur l'appel)
- ● À la prise en charge
Les résultats
Mesurés sur les 90 premiers jours après mise en production, sur un volume moyen de 50 clients/jour.
- ✓Temps d'attente client moyen passé de 38 minutes à 19 minutes, soit une division par 2
- ✓100% des clients en salle d'attente tracés en temps réel, aucune perte d'information
- ✓Zéro rupture de coordination entre administration et avocats depuis la mise en production
- ✓Notifications Slack graduées : le bon interlocuteur est prévenu au bon moment, dans son outil habituel
- ✓Les avocats du même domaine juridique voient la charge de leurs confrères et peuvent prendre le relais spontanément
Ce qu'on a mis en place
- Application web sur mesure, accessible depuis n'importe quel poste du cabinet
- Connexion native au CRM existant (lecture et écriture, sans double saisie)
- Notifications Slack graduées, ciblées par groupe d'avocats ou individu
- Synchronisation temps réel entre les vues (RDV du jour, en attente, terminés)
- Vues filtrées par domaine juridique, avec droits d'accès granulaires
- Traçabilité complète : qui a pris en charge, quand, combien de temps
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